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武汉工程大学合同管理办法

2016年10月28日 20:56  点击:[]

  

 

武汉工程大学合同管理办法(试行)

 

第一章总则

第一条 为维护学校合法权益,加强学校合同管理,进一步规范学校的经济行为,防范经济风险,提高资金使用效益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国高等教育法》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指学校作为一方当事人的合同。包括但不限于:基建及修缮工程;物资设备、图书、教材等购置;出租或承租房屋及其他固定资产;对校外承包、投资融资及资金借贷;委外广告、印刷和设备维修;无形资产有偿使用、土地使用权出让;教学资源建设;联合办学、培训及其他合作办学项目;技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务;劳务、人事聘用等合同。

第三条 本办法适用于学校、校属二级单位。学校所属或控股的企业参照此办法制定合同管理办法。

第四条 标的额在5千元以上的对外经济业务必须签订相关合同。根据《湖北省政府采购目录及采购限额标准》,在集中采购目录外实行分散采购时应按年批量采购限额标准实施采购,并签订合同。学校按金额和内容,将合同划分为一般合同、重要合同和重大合同。

一般合同指标的额在5千元以上、10万元以下的各类合同及只有单价或分成比例、无固定总价的零星修缮或设备维修合同。

重要合同指合同金额在10万元以上、100万元以下的各类合同及只有单价或分成比例、无固定总价的对外联合办学、教学、教务管理、教学资源建设等与办学直接相关的各类合同。

重大合同指:

1.标的额在100万元以上的各类合同。

2.对校外经济承包合同及资金借贷合同。

3.以国有资产如房屋、设备、资金、土地使用权作为投资、参股的合同。

4.以学校无形资产投资的对学校形象、声誉、权益可能造成较大影响的合同。

5.与境外国家和地区签订的合同。

6.校地、校企、校校、校院(所)等战略合作协议。

7.学校规定的其他重大合同。

第五条 合同必须采取书面形式。经签约双方协商同意的有关修改合同的文书、传真和电子邮件等,均为合同的组成部分。

第六条 合同内容必须完整。合同包括当事人姓名和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履约期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法等,条款应当明确、具体,文字表达严谨。

第七条 学校按照“统一领导,归口管理,分级负责”的原则建立合同管理体制。校长根据学校有关规定全面领导合同管理工作;分管校领导、具体承办单位(部门)和其他相关部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。

学校与地方政府签订的战略合作框架协议归口学校办公室管理;基建、修缮、采购类合同归口总务处管理;技术转让、开发、咨询、服务类合同归口科技处管理;国有资产依法出租、出借类合同(包括无形资产有偿使用、土地使用权出让)归口资产经营与校区开发办公室管理;联合办学、培训及其他合作办学项目类合同根据性质不同分别归口教务处、研究生处、国际学院、继续教育学院管理;劳务、人事聘用类合同归口组织人事部管理。不在以上范围内的合同,由学校办公室协调确定归口管理部门。

第二章 合同管理相关部门与职责

第八条 学校办公室是学校合同管理部门,其主要职责如下:

1.建立健全学校合同管理办法,监督、检查各部门合同管理情况。

2.根据合同承办单位(部门)要求,对合同承办单位(部门)提交的重大合同草案征求法律顾问或相关部门意见。

3.对合同承办单位(部门)提交的经合同全部当事人协商一致的合同文本,确定会签部门,配合承办单位(部门)做好合同会签和审批等工作。作为合同会签部门负责审核合同中与本部门业务职能相关的合同条款。

4.负责对审批手续齐备的合同加盖学校合同专用章或公章。

5.负责学校所有合同及相关资料的分类编号、专册登记、装订整理及保管归档等工作。

6.定期对学校各部门合同订立及重大合同的履行情况进行检查和督办,定期对合同进行统计分析。

7.按学校档案及合同商业秘密管理的有关规定,提供合同查询及合同使用等服务。

8.负责指导承办单位(部门)的合同订立、履行、变更、终止以及争议纠纷处理等,协调解决合同管理中出现的各种问题。

9.经校长同意后,向相关单位(部门)出具合同签订授权委托书。

10.办理学校交办的其他合同管理事务。

第九条 其他合同管理部门的主要职责:

相关职能部门根据工作性质和职责范围归口管理属于本部门业务范畴之内的合同(参见本办法第七条)。其职责包括:

1.根据本办法建立和完善各类别合同管理办法。

2.根据合同承办单位(部门)要求,对合同承办单位(部门)提交的重大合同草案征求法律顾问或相关部门意见。

3.对合同承办单位(部门)提交的经合同全部当事人协商一致的合同文本,确定会签部门,配合承办单位(部门)做好合同会签和审批等工作。

4.负责所管理合同文本及相关资料的整理,并定期移交学校办公室归档。

5.作为合同会签部门负责审核合同中与本部门业务职能相关的合同条款。

计划财务处负责审查合同价款支付方式的合理性、可行性,合同资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性。负责按照合同规定及时催收学校应收的款项。

监察审计处负责对学校合同特别是重要及重大合同的论证、谈判、起草、审查、订立及纠纷处理等程序进行监督、检查;对其中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理,提出监察审计建议或决定。

法律顾问负责审核学校重大合同条款的合法性,根据需要,提出书面法律咨询意见。

分管校领导、校长负责职权范围内的合同立项审批、合同价款审定、合同签署等事宜。

第十条 合同承办单位(部门)具体负责合同订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等,其主要职责如下:

1.合同立项、市场调研、意向接触、可行性论证。

2.审查拟合作方资质、代理权限、履约能力等情况。

3.按国家法定程序和学校相关规定,通过招投标、政府采购、询价等形式,初步确定合同对方当事人和合同价款。

4.起草合同草案;根据合同管理部门形成的合同草案修改意见,与合同对方当事人协商一致后,对合同草案加以修改完善,形成合同文本。

5.具体办理合同会签、审批及签订等事宜。

6.组织合同履行,对合同中学校应履行的职责组织实施和协调,并督促合同对方当事人按合同条款履行;就合同执行中出现的问题,及时与合同管理部门进行沟通,向分管校领导或校长汇报,并以承办单位(部门)为主进行处理解决。

7.处理合同变更、终止及争议纠纷等。

8.将所承办的合同订立、履行、变更、终止及争议纠纷处理等全过程形成的各种合同档案资料纳入部门档案,进行妥善管理。

第三章 合同管理流程

第十一条合同准备。需要签订合同的单位(部门)即合同承办单位(部门),对合同涉及的相关事项,事前必须以书面报告的形式,提请分管校领导审批同意后,严格按照国家有关政府采购、招投标、商务谈判、询价、政务公开等相关管理规定,开展合同市场调研、意向接触、可行性论证、合同谈判、询价或招投标等工作;审查拟合作方资质、代理权限、履约能力等情况;初步确定合同对方当事人和合同价款。   

涉及国有资产处置的,应当在合同准备前按照相应规定报主管部门审核后报省财政部门批准。国有资产经批准出租、出借的,合同期限一般不得超过3年。

合同管理部门根据需要可以参与学校重要及重大合同的谈判、招投标及询价等工作。

第十二条合同拟定。合同由承办单位(部门)负责拟定。重要合同和重大合同根据需要,由合同承办单位(部门)拟定合同草案后,将合同草案连同分管校领导审批同意合同事项的报告批复及相关资料一并交与对口的合同管理部门(重要合同和重大合同需有对方当事人加盖公章的营业执照复印件及相关资质证明),由合同管理部门征询相关部门意见,形成对合同草案的修改意见,重大合同还应征询法律顾问意见。经承办单位(部门)与合同对方当事人协商一致后,形成合同文本。   

第十三条 审核会签。合同承办单位(部门)填写《武汉工程大学合同审核会签单》(见附件),写清合同名称、标的金额、主要内容、承办单位(部门)意见,并由负责人签字,加盖单位(部门)公章后提交对口的合同管理部门;合同管理部门根据合同金额和内容,从合同相关部门选取其他会签部门及确定参与会签的分管校领导,如需要,可提请法律顾问审核。出具审核会签单。合同承办单位(部门)将合同文本及相关材料,送各会签部门及会签人进行会签。各会签部门及会签人应在审核会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见或具体审核意见,而不应使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性意见,并由各会签部门审核人签字、加盖公章,返回承办单位(部门)。

合同审核范围:一般合同、重要合同由合同承办单位(部门)负责人审核,合同承办单位(部门)负责人或分管校领导认为需要,可以提请有关业务部门及法律顾问审核。

重大合同由学校办公室、监察审计处、计划财务处等部门及法律顾问审核。

合同审批范围:分管校领导审批所分管部门和联系单位承办的一般合同、重要合同,并最终审查确定相关合同价款;重大合同由分管校领导审核,校长审批。

一般合同、重要合同、重大合同内容涉及按相关规定需提请校长办公会或党委常委会会议审议的,在合同正式签订前,应履行相关集体审议程序。

第十四条合同签订。校长作为学校的法定代表人,是学校合同法定签订人,对外代表学校签署合同,同时可授权代理人在授权范围内签署合同。校长授权合同承办单位(部门)负责人可直接签署一般合同,授权分管校领导签署重要合同,学校重大合同由校长直接签署。   

每个合同至少应有三份合同正本(与国外签订的合同需提供中、外两种语言文本),经合同签订人签字后,由学校办公室连同已全部签署同意意见的合同会签单、签约授权委托书等证明材料,统一审验后,在合同盖章处加盖学校合同专用章或公章,并对合同加盖骑缝章。

合同签字盖章后,学校至少保留两份正本,其中:一份合同正本连同合同会签单、签约授权委托书等材料,由学校办公室进行分类编号、专册登记、装订整理后妥善保管;一份合同正本交由合同承办单位(部门)保管使用;同时,应提供一份合同复印件交由计划财务处留存,以便其报账审核使用。

每年5月底以前,学校办公室应将上一年度由其保管的全部合同正本及相关档案资料,移交学校档案馆进行统一归档管理。

第十五条合同履行。合同订立后,合同承办单位(部门)应正确、适当、全面地完成合同中规定的各项义务。合同承办单位(部门)主要负责人是负责组织完成该合同的责任人。   

第十六条 合同收付款。合同承办单位(部门)申请付款时,应按照计划财务处制定的付款办法填写付款结算单,结算单应列明付款所依据的合同编号及条款、注明付款金额计算办法、列支经费的预算项目或资金来源,按照学校经费支出审批权限办理签审后,计划财务处方能办理资金支付手续。如果付款金额与相关合同约定不一致的,应书面说明原因或提交相关补充协议,并报经分管校领导审批同意后方能办理资金支付手续;如果合同收款单位与合同约定的单位名称、账号或开户银行不一致的,应提供合同对方当事人出据的加盖公章的付款委托书,否则计划财务处将不予办理资金支付手续。

学校应收的款项由合同承办单位(部门)和计划财务处负责按照合同规定及时催收。

第十七条合同变更。合同订立后,如因故需变更或终止合同,合同承办单位(部门)应及时以书面方式告知学校办公室,依照合同的订立流程经审核会签通过、与合同对方当事人协商后,签订补充协议变更或终止合同。   

第十八条合同终止。由合同承办单位(部门)组织,监察审计处及参与合同订立的有关部门对合同履行情况进行验收,验收合格后及时通知学校办公室和计划财务处。   

第十九条合同争议纠纷处理。合同履行中发生争议时,合同承办单位(部门)应及时与对方当事人协商或调解解决。若协商、调解无效,应及时报校长或分管校领导和学校办公室,在法定时间或合同约定的时间内向仲裁部门申请仲裁或向法院提起诉讼。   

第四章 责任追究

第二十条 学校所属各单位(部门)及其直接责任人员在订立、履行合同时有下列情形之一的,学校视其情节轻重,给予其行政处分或经济处罚;构成犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任:

1.没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以学校名义订立合同的。

2.未经授权,擅自以本单位(部门)名义订立合同的。

3.以欺诈、胁迫手段订立合同,损害学校利益的。

4.失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的。

5.违反合同管理流程的。

6.其他违反法律法规、学校规章制度行为的。

第五章 附则

第二十一条 本办法颁布实施后,未经校长书面授权,学校任何单位(部门)和个人均无权以学校或本单位(部门)名义对外订立合同。

学校下属具有独立法人资格的单位,在不损害学校权益的前提下,可以本单位名义独立对外签订合同,但应参照本办法,建立健全相关管理制度,切实加强内部控制及合同管理工作。

学校下属具有独立法人资格的单位签订重要、重大合同,应在合同签订前十个工作日内,将拟定合同报送学校办公室备案。

第二十二条 在本办法颁布实施之前以学校或单位(部门)名义签订,目前仍然继续履行的合同,合同承办单位(部门)应进行全面清理、登记,并将合同正本及相关资料移交学校办公室,统一进行分类、编号、登记和保管。合同正本已移交学校档案馆的只报合同登记表。

第二十三条 接受捐赠、赞助等合同的管理办法参照本办法执行。

第二十四条 本办法涉及的金额均为人民币,第四条中标的额以上含本数,标的额以下不含本数。

第二十五条 学校已有的其他合同管理办法与本办法有冲突的,以本办法为准。

第二十六条 本办法由学校授权学校办公室负责解释,自印发之日起施行。

附件

武汉工程大学合同审核会签单

合同编号:(由学校办公室统一编号)

合同名称

经济合同标的金额

合同主要内容

(合同文本附后)

承办部门意见

负责人: (公章) 年 月 日

审 签 意 见

会签部门意见

负责人 :

(公章)

年 月 日

负责人 :

(公章)

年 月 日

负责人 :

(公章)

年 月 日

负责人 :

(公章)

年 月 日

法律顾问意见

(本栏主要针对重要合同、重大合同,如有书面意见或建议请另附)

负责人: (公章) 年 月 日

分管校领导意见

负责人: (公章) 年 月 日

校长意见

负责人: (公章) 年 月 日

武汉工程大学办公室 2016年1月1日印发

 

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